Techcombank Business

Phân tích bởi Getfullapps

Techcombank Business là ứng dụng tài chính dành cho doanh nghiệp, được phát triển bởi VIETNAM TECHNOLOGICAL COMMERCIAL JOINT STOCK BANK. Sau thời gian làm quen, tôi thấy đây không phải kiểu ứng dụng khiến người dùng cá nhân hào hứng vì nhiều tiện ích phụ; giá trị của nó nằm ở việc hỗ trợ người phụ trách doanh nghiệp xử lý công việc ngân hàng thường xuyên trên điện thoại. Nếu công ty bạn đã dùng Techcombank và cần một kênh giao dịch số riêng cho hoạt động kinh doanh, ứng dụng này có lý do khá rõ ràng để xuất hiện trong thói quen hằng ngày.

Điểm đáng chú ý là cảm giác hữu ích của ứng dụng không chỉ nằm ở tuần đầu. Một công cụ ngân hàng doanh nghiệp chỉ thật sự đáng giữ lại khi giúp tôi giảm số lần phải mở máy tính, kiểm tra dòng tiền nhanh hơn và duy trì việc theo dõi tài khoản đều đặn. Techcombank Business có hướng đi đúng ở chỗ đó, dù mức độ phù hợp còn phụ thuộc vào quy trình nội bộ, vai trò của người dùng và cách doanh nghiệp đang quản lý giao dịch.

Ấn tượng trong tuần đầu: rõ mục đích, nhưng không dành cho mọi người

Ngay từ tên gọi, Techcombank Business đã cho thấy đối tượng chính là doanh nghiệp chứ không phải người dùng ngân hàng cá nhân. Tôi đánh giá đây là điểm quan trọng, vì nhiều người dễ cài nhầm ứng dụng hoặc kỳ vọng nó hoạt động giống một ứng dụng ngân hàng thông thường. Cách nhìn đúng hơn là xem đây như một công cụ làm việc: bạn mở ứng dụng để kiểm tra tình hình tài khoản, xử lý nhu cầu giao dịch của công ty và theo dõi các việc cần hoàn tất, thay vì chỉ dùng để chuyển tiền cá nhân.

Ứng dụng hiện có mặt miễn phí trên nền tảng Android, hỗ trợ từ Android 8.0 trở lên. Điều này giúp những doanh nghiệp không thường xuyên đổi điện thoại vẫn có cơ hội sử dụng mà không cần thiết bị quá mới. Tuy vậy, tôi vẫn khuyên người quản trị nên dùng một điện thoại có hệ điều hành còn được cập nhật bảo mật và khóa máy chắc chắn. Với ứng dụng liên quan đến tài chính doanh nghiệp, sự tiện lợi không nên được đánh đổi bằng thói quen bảo mật lỏng lẻo.

Trong tuần đầu, điều tôi quan tâm nhất không phải giao diện có bắt mắt hay không, mà là việc ứng dụng có phù hợp với vai trò của mình hay không. Chủ doanh nghiệp có thể cần cái nhìn nhanh về tài khoản; kế toán có thể quan tâm đến việc rà soát giao dịch; người được phân quyền xử lý lại cần một quy trình rõ ràng để không nhầm giữa việc xem thông tin và thực hiện giao dịch. Vì vậy, trải nghiệm đầu tiên nên bắt đầu bằng việc xác định chính xác bạn sẽ dùng ứng dụng cho phần nào trong quy trình tài chính.

Một tình huống rất thực tế là buổi sáng, kế toán nhận thông báo cần kiểm tra số dư trước khi thanh toán cho nhà cung cấp. Thay vì chờ mở máy tính, đăng nhập vào hệ thống rồi mới kiểm tra, người phụ trách có thể dùng điện thoại để nắm tình hình trước. Nếu doanh nghiệp thường xuyên có các khoản chi cần phản hồi trong ngày, vài thao tác trên thiết bị di động có thể giúp công việc bớt bị phụ thuộc vào một chỗ ngồi cố định.

Tuy nhiên, tôi không xem đây là lý do để thay thế hoàn toàn quy trình kiểm soát trên máy tính hoặc hồ sơ kế toán của doanh nghiệp. Điện thoại phù hợp với việc kiểm tra nhanh và xử lý những tác vụ đã được tổ chức rõ ràng. Khi cần đối chiếu nhiều khoản, xem tài liệu dài hoặc thảo luận với nhiều người, màn hình lớn và quy trình nội bộ vẫn có lợi thế. Ứng dụng nên là một mắt xích trong quy trình tài chính, không phải toàn bộ quy trình.

Techcombank Business có điểm đánh giá trung bình 4,8 từ khoảng 20 nghìn lượt đánh giá, cùng hơn 500 nghìn lượt cài đặt. Những con số này cho thấy ứng dụng đã thu hút sự quan tâm đáng kể trong nhóm người dùng doanh nghiệp, nhưng tôi không xem đó là bằng chứng rằng mọi công ty đều sẽ có trải nghiệm giống nhau. Một ứng dụng ngân hàng có thể được đánh giá cao bởi người dùng đã quen với hệ thống, trong khi doanh nghiệp mới chuyển đổi vẫn cần thời gian để sắp xếp quyền hạn và thói quen vận hành.

Ai sẽ thấy giá trị sớm nhất?

Nhóm phù hợp nhất là doanh nghiệp đã có quan hệ sử dụng dịch vụ với Techcombank và muốn đưa một phần công việc ngân hàng lên điện thoại. Chủ doanh nghiệp thường xuyên đi công tác, người quản lý cần theo dõi dòng tiền trong ngày hoặc kế toán cần kiểm tra tài khoản ngoài giờ làm việc đều có thể hưởng lợi rõ ràng. Với các công ty nhỏ, nơi một người phải đảm nhiệm nhiều vai trò, khả năng tiếp cận công việc từ điện thoại cũng có thể giảm sự chậm trễ trong những tình huống đơn giản.

Ngược lại, nếu bạn chỉ cần một ứng dụng để quản lý tiền cá nhân, Techcombank Business không phải lựa chọn tự nhiên. Tên gọi và định hướng của nó đã cho thấy đây là sản phẩm cho hoạt động doanh nghiệp. Người dùng cá nhân nên tìm ứng dụng ngân hàng dành riêng cho nhu cầu cá nhân thay vì cố biến một công cụ doanh nghiệp thành ví điện tử hằng ngày.

Những việc nên làm ngay khi bắt đầu

Trong lần sử dụng đầu tiên, tôi sẽ không vội chuyển sang các giao dịch quan trọng. Trước hết, hãy kiểm tra thiết bị đang dùng, thông tin đăng nhập, vai trò tài khoản và quy trình phê duyệt của công ty. Nếu nhiều người cùng tham gia xử lý tài chính, cần thống nhất ai là người xem, ai là người lập yêu cầu và ai có trách nhiệm kiểm tra cuối cùng. Cách chuẩn bị này có giá trị hơn việc chỉ cài ứng dụng rồi để mỗi người tự tìm hiểu.

Một mẹo nhỏ nhưng hữu ích là tách việc “kiểm tra” khỏi việc “quyết định”. Người quản lý có thể dùng ứng dụng để nắm tình hình, nhưng quyết định thanh toán vẫn nên dựa trên quy trình nội bộ và chứng từ liên quan. Việc này giúp giảm rủi ro khi một thao tác trên điện thoại được thực hiện quá nhanh, đặc biệt trong những ngày có nhiều khoản chi gần giống nhau.

Giá trị theo từng tháng: thói quen đều đặn quan trọng hơn cảm giác mới mẻ

Sau khi sự mới mẻ qua đi, một ứng dụng tài chính chỉ còn ý nghĩa nếu nó giải quyết được những việc lặp lại. Với Techcombank Business, lợi ích dài hạn nằm ở việc tạo một điểm truy cập thuận tiện cho người phụ trách doanh nghiệp. Tôi có thể hình dung một thói quen gồm kiểm tra tài khoản vào đầu ngày, rà soát giao dịch sau các đợt thanh toán và xác nhận những việc cần xử lý trước khi kết thúc ngày làm việc.

Thói quen này không cần kéo dài. Điều quan trọng là nó diễn ra vào thời điểm cố định và có mục đích cụ thể. Nếu chỉ mở ứng dụng theo cảm hứng, người dùng dễ bỏ qua những ngày bận rộn; còn nếu gắn việc kiểm tra với lịch thu chi của công ty, ứng dụng sẽ trở thành một phần tự nhiên của công việc. Đây là điểm tôi đánh giá cao hơn các tính năng gây chú ý trong thời gian ngắn.

Trong một doanh nghiệp nhỏ, giá trị có thể đến từ việc người quản lý không phải gọi cho kế toán chỉ để hỏi tình trạng tài khoản. Trong một doanh nghiệp có nhiều người tham gia, giá trị lại nằm ở việc mỗi người biết phần việc của mình và giảm trao đổi thiếu thông tin. Dù vậy, ứng dụng không tự tạo ra quy trình tốt nếu công ty chưa thống nhất cách ghi nhận, kiểm tra và phê duyệt giao dịch.

Tôi cũng nhận thấy một trade-off cần cân nhắc: dùng điện thoại giúp phản hồi nhanh, nhưng tốc độ có thể khiến người dùng bỏ qua bước đọc lại. Vì vậy, trước khi xác nhận bất kỳ thao tác tài chính nào, nên kiểm tra người nhận, số tiền và mục đích giao dịch theo đúng quy trình của doanh nghiệp. Đây là thói quen đơn giản nhưng đặc biệt quan trọng khi xử lý công việc trong lúc di chuyển hoặc giữa nhiều cuộc họp.

So với cách làm quen thuộc

So với việc chỉ dùng trình duyệt trên máy tính, ứng dụng có lợi thế về tính sẵn sàng. Điện thoại thường ở bên cạnh, nên việc kiểm tra nhanh không bị trì hoãn bởi chuyện phải tìm máy tính hoặc chờ đến khi quay lại văn phòng. Đây là lựa chọn hợp lý cho những người cần nắm thông tin trong ngày nhưng không muốn biến mọi việc thành một phiên làm việc dài.

So với việc trao đổi qua tin nhắn hoặc gọi điện cho kế toán, ứng dụng có thể giúp người dùng tiếp cận thông tin từ nguồn ngân hàng trực tiếp hơn. Tuy nhiên, nó không thay thế được trao đổi nội bộ. Tin nhắn vẫn cần thiết khi doanh nghiệp phải xác nhận lý do thanh toán, đối chiếu hóa đơn hoặc làm rõ trách nhiệm. Tôi xem Techcombank Business là nơi hỗ trợ dữ liệu và thao tác ngân hàng, còn hệ thống quản trị nội bộ vẫn cần được duy trì riêng.

So với các ứng dụng ngân hàng cá nhân, điểm khác biệt nằm ở bối cảnh sử dụng. Ứng dụng doanh nghiệp cần phục vụ nhiều vai trò và nhiều lớp kiểm soát hơn, nên người mới dùng có thể cảm thấy ít trực quan nếu chỉ quen với các thao tác cá nhân đơn giản. Đây không hẳn là nhược điểm, nhưng nó có nghĩa là doanh nghiệp nên dành thời gian hướng dẫn nhân viên thay vì kỳ vọng ai cũng sử dụng thành thạo ngay.

Ba cách dùng có giá trị hơn việc chỉ mở ứng dụng khi cần

• Kiểm tra trước khi cam kết chi: trước khi xác nhận một khoản thanh toán lớn theo quy trình công ty, người phụ trách có thể kiểm tra tình hình tài khoản để tránh quyết định dựa trên số dư đã cũ.
• Rà soát theo mốc công việc: thay vì mở ứng dụng liên tục, hãy gắn việc kiểm tra với ngày trả lương, lịch thanh toán nhà cung cấp hoặc thời điểm chốt sổ nội bộ. Cách này giảm thao tác thừa mà vẫn duy trì sự chủ động.
• Phân tách người xem và người xử lý: nếu doanh nghiệp có nhiều người dùng, hãy giữ nguyên nguyên tắc kiểm tra chéo. Một người theo dõi thông tin không nhất thiết phải là người thực hiện bước cuối cùng.

Ba cách này không phải tính năng riêng biệt được quảng bá trên màn hình, mà là cách tôi nghĩ doanh nghiệp nên biến ứng dụng thành công cụ có ích lâu dài. Giá trị thực tế thường đến từ quy trình bao quanh ứng dụng, không chỉ từ số lần mở ứng dụng.

Gánh nặng duy trì: nhẹ về cài đặt, nghiêm túc về kỷ luật

Ứng dụng có giá miễn phí, nên rào cản ban đầu tương đối thấp. Nhưng “miễn phí” không có nghĩa là doanh nghiệp không phải đầu tư gì. Chi phí đáng kể hơn nằm ở thời gian thiết lập quy trình, hướng dẫn người dùng và kiểm tra định kỳ. Nếu nhân sự phụ trách thay đổi, công ty cũng cần rà soát lại ai còn quyền truy cập và ai đã chuyển sang vai trò khác.

Với một ứng dụng tài chính doanh nghiệp, việc duy trì không nên chỉ là cập nhật phiên bản khi hệ điều hành yêu cầu. Phiên bản hiện tại là 4.1.5, và người dùng nên giữ ứng dụng ở trạng thái phù hợp với thiết bị đang sử dụng. Quan trọng hơn, hãy tạo thói quen kiểm tra thông báo cập nhật từ nguồn chính thức, tránh cài tệp không rõ nguồn gốc chỉ vì muốn có phiên bản mới sớm hơn.

Do ứng dụng hỗ trợ Android 8.0 trở lên, một số doanh nghiệp có thể tận dụng điện thoại hiện có. Dù vậy, thiết bị cũ thường gây ra vấn đề riêng như pin xuống cấp, hoạt động chậm hoặc không còn nhận được cập nhật bảo mật đều đặn. Nếu chiếc điện thoại dùng cho công việc ngân hàng cũng được dùng cho nhiều mục đích cá nhân, nguy cơ mất tập trung và lộ thông tin có thể tăng lên. Tôi khuyên nên dành một thiết bị ổn định cho người phụ trách thay vì chia sẻ một máy cho cả văn phòng.

Khâu bàn giao cũng đáng được chú ý. Khi nhân viên nghỉ việc hoặc đổi vị trí, doanh nghiệp không nên chỉ xóa ứng dụng khỏi điện thoại cũ. Cần rà soát quyền truy cập, thiết bị đã đăng nhập và cách người mới tiếp nhận công việc. Đây là phần ít hấp dẫn nhất của trải nghiệm, nhưng lại quyết định ứng dụng có được dùng an toàn sau vài tháng hay không.

Về thói quen cá nhân, tôi sẽ tránh lưu thông tin nhạy cảm ở những nơi tiện sao chép như ứng dụng ghi chú hoặc ảnh chụp màn hình. Tôi cũng không dùng mạng Wi-Fi công cộng cho các thao tác quan trọng nếu có thể chờ đến khi kết nối đáng tin cậy hơn. Những nguyên tắc này không làm ứng dụng mạnh hơn, nhưng giúp việc sử dụng nó trong thời gian dài bớt phụ thuộc vào may rủi.

Nguồn gây mệt mỏi: khi sự tiện lợi biến thành áp lực phản hồi

Điểm gây mệt mỏi đầu tiên là kỳ vọng phải phản hồi mọi lúc. Khi người quản lý có thể kiểm tra công việc trên điện thoại, đồng nghiệp dễ mặc nhiên cho rằng họ luôn sẵn sàng xử lý. Nếu doanh nghiệp không quy định rõ thời gian kiểm tra và người chịu trách nhiệm, ứng dụng có thể biến một công cụ tiện lợi thành nguồn thông báo liên tục.

Điểm thứ hai là việc sử dụng trên màn hình nhỏ. Điện thoại rất phù hợp để xem nhanh, nhưng khi phải đối chiếu nhiều giao dịch hoặc đọc thông tin trong lúc vội, khả năng bỏ sót tăng lên. Tôi sẽ không dùng ứng dụng làm nơi duy nhất để kiểm tra một chuỗi giao dịch phức tạp. Với những việc cần độ chính xác cao, nên kết hợp dữ liệu ngân hàng với sổ sách, chứng từ và bước kiểm tra của người thứ hai.

Điểm thứ ba là sự phụ thuộc vào thói quen phân quyền. Nếu công ty đưa nhiều người vào cùng một quy trình nhưng không nói rõ ai chịu trách nhiệm cuối cùng, ứng dụng không thể tự giải quyết sự lộn xộn đó. Một yêu cầu bị bỏ quên có thể không phải do ứng dụng khó dùng, mà do không ai biết mình là người phải xử lý. Đây là lý do tôi xem việc đào tạo ngắn và quy định nội bộ là phần bắt buộc khi triển khai.

Người dùng cũng nên chuẩn bị cho những lúc điện thoại hết pin, mất kết nối hoặc đang ở nơi không thuận tiện để thao tác. Tôi không khuyên doanh nghiệp dựa hoàn toàn vào một thiết bị duy nhất cho hoạt động tài chính. Một kế hoạch dự phòng hợp lý có thể là giữ quy trình máy tính, danh sách liên hệ nội bộ và cách xử lý khi người phụ trách chính không thể truy cập.

Ứng dụng cũng không phải lựa chọn tốt nếu doanh nghiệp đang tìm một hệ thống quản trị tài chính toàn diện, nơi ngân sách, hóa đơn, kế toán và báo cáo vận hành trong cùng một không gian. Techcombank Business phù hợp hơn với phần việc liên quan đến ngân hàng và tài khoản doanh nghiệp. Nếu nhu cầu chính của bạn là quản lý sổ sách hoặc điều hành nội bộ, một phần mềm chuyên dụng khác sẽ phù hợp hơn, còn ứng dụng này chỉ nên đóng vai trò bổ trợ.

Đánh giá dài hạn: đáng giữ lại nếu doanh nghiệp biến nó thành một thói quen có kiểm soát

Sau khi bỏ qua cảm giác mới mẻ của lần cài đặt đầu tiên, tôi vẫn thấy Techcombank Business có lý do để được giữ trên điện thoại của người phụ trách doanh nghiệp. Giá trị của nó không nằm ở việc mở ứng dụng nhiều lần, mà ở khả năng đưa công việc ngân hàng đến gần người cần xử lý hơn. Khi được gắn vào lịch kiểm tra, quy trình phê duyệt và trách nhiệm rõ ràng, ứng dụng có thể trở thành một phần ổn định trong hoạt động hằng ngày.

Ứng dụng đặc biệt hợp với doanh nghiệp đã dùng Techcombank, cần theo dõi tài khoản khi không ở văn phòng và muốn giảm sự phụ thuộc vào máy tính cho các việc kiểm tra thường nhật. Mức đánh giá trung bình 4,8 từ khoảng 20 nghìn lượt đánh giá và quy mô hơn 500 nghìn lượt cài đặt cũng cho thấy sản phẩm có sức hút thực tế trong nhóm người dùng của mình, dù mỗi doanh nghiệp vẫn cần tự đánh giá theo quy trình riêng.

Tôi sẽ không khuyên cài ứng dụng chỉ vì thấy điểm đánh giá cao. Hãy cài khi bạn xác định được ai sẽ dùng, dùng vào thời điểm nào và bước kiểm tra nào vẫn phải thực hiện ngoài điện thoại. Nếu công ty không có quy trình phân quyền, không quản lý thiết bị hoặc chỉ cần ngân hàng cá nhân, lựa chọn này có thể đem lại nhiều bối rối hơn lợi ích.

Về độ phù hợp lâu dài, tôi chấm Techcombank Business ở mức tích cực có điều kiện. Nó không phải công cụ thay thế kế toán, phần mềm quản trị hay mọi hình thức giao tiếp nội bộ. Nhưng với đúng đối tượng, nó giúp việc theo dõi và xử lý công việc ngân hàng doanh nghiệp bớt bị giới hạn bởi thời gian và địa điểm. Đây là kiểu ứng dụng không cần gây ấn tượng mỗi ngày; chỉ cần xuất hiện đúng lúc, hoạt động ổn định trong thói quen và giúp người dùng kiểm soát công việc tốt hơn.

Techcombank Business được phát hành ngày 19 tháng 11 năm 2021 và dành cho người dùng từ 3 tuổi trở lên theo phân loại nội dung, dù bản chất của nó rõ ràng hướng đến môi trường doanh nghiệp. Với tôi, quyết định cuối cùng khá đơn giản: nếu bạn là người phụ trách tài chính hoặc vận hành cho một doanh nghiệp đang sử dụng Techcombank, đây là ứng dụng đáng thử và có khả năng ở lại lâu dài. Còn nếu bạn chỉ muốn quản lý tiền cá nhân hoặc tìm một nền tảng kế toán đầy đủ, nên chọn công cụ đúng với nhu cầu ngay từ đầu.